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Proceso vs. casualidad
Contrariamente a lo que muchos pensaban, en un estudio que hicimos en Chile, los empresarios/as señalaron no creer en la suerte como factor importante para tener éxito, sino en su propio esfuerzo. Este esfuerzo puede aprovecharse aún mas si consideramos que cada acción que realizamos apoya el crecimiento de la empresa. De esta manera, comenzamos a sistematizar las actividades pensando en delegar para seguir creciendo. Además, podemos aprovechar la curva de aprendizaje en cada uno de nuestros procesos, en las interacciones con nuestros empleados, asociados y clientes para mejorar nuestros servicios/productos y seguir creciendo y fortaleciendo nuestro negocio.
El trabajo arduo es importante, pero si no podemos aprovechar la curva de aprendizaje podemos pasar a repetir las cosas partiendo de cero cada vez y no somos eficientes. Aprovechar la curva de aprendizaje también es lo que hacemos cuando vamos a cursos, talleres, o leemos libros, revistas, etc. y aprendemos de los “expertos”. En esta lectura o teleclases, por ejemplo, está utilizando MI EXPERIENCIA y MI CURVA DE APRENDIZAJE. Pero también podemos aprovechar la curva de aprendizaje si sistematizamos las actividades que se realizan en nuestra empresa. Ya sé que no podemos sistematizar todas las actividades, por falta de tiempo, pero sistematizar las actividades que son mas repetitivas le ayudará a tener mas tiempo para crear y pensar en su empresa. Por ejemplo, es conveniente tener un sistema de seguimiento de correspondencia y hacer formatos tipos para responder a proveedores y clientes.
Veamos un caso real: cuando hice el fondo de capital de riesgo, establecí un sistema de evaluación de empresa en base a unos 200
proyectos que habíamos evaluado anteriormente con Ventures Latinas SA. (cuando la casa matriz se encontraba en Chile), aplicar este sistema nos tomaba 10 minutos mas y decidí incorporar a TODO el personal del Fondo de inversiones, incluso a nuestra secretaria. Cada viernes nos tomábamos 15 minutos por empresa a discutir la metodología, el resultado fue estupendo. En 3 meses establecimos un sistema de codificaciones que nos permitió dar una respuesta objetiva rápidamente y elaborar una carta con nuestras especificaciones (sobre los puntos positivos y negativos) en menos de 5 minutos. El proceso nunca fue automatizado pues no podía serlo, pero establecer un proceso nos permitió manejar una avalancha de proyectos y colocar en nuestro sitio una serie de recomendaciones con las principales fallas.
Eventualmente recibimos menos proyectos, pero la calidad de los mismos, basados en nuestros criterios era muchísimo mas alta. Hasta el primer punto de contacto con la empresa podía explicar el porqué de nuestras decisiones a un emprendedor/a, casi igual que un/a analista junior o la propia gerente de la empresa.
Otras recomendaciones incluyen hacer viajes de negocios o incluir paradas de negocios en los viajes y leer muchos libros sobre como otras personas han realizado sus empresas. Al darnos cuenta de que podemos observar como otros hacen sus empresas, estamos incluyendo buenas prácticas y eliminamos errores, somos mas eficientes y tenemos mas tiempo libre para seguir pensando en la empresa y desarrollando estrategias. Hacer esto a varios niveles en la empresa es sumamente importante, de manera de que no sea la intuición sino el pensamiento lógico y los procesos los que permitan establecer comunicaciones y tomar decisiones con bases fundamentadas, o cambiarlas si es necesario.
ULTIMAS PALABRAS: A lo largo de una década de evaluaciones de
planes de empresas, de apoyo a emprendedores y a financistas, quisiera añadir que en casi todos los casos que evaluamos, no existía una declaración de los empresarios/as con respecto a estas diferencias sino que las fuimos descubriendo poco a poco como para separar lo que pensamos que va a perdurar y contribuir al desarrollo, y lo que vemos frágil en el mediano y largo plazo. Hay muchas grandes compañías que se transforman en negocios y vemos DESPUES como se han ido cayendo.
Una vez que haya terminado esta lectura pregúntese:
1. Cuantos días puede sobrevivir mi empresa si yo no estoy presente
2. Como puedo evaluar la creación de valor para mis clientes, empleados, proveedores y comunidad.
3. Que pasos estoy tomando para que mi empresa pueda seguir creciendo
4. Cuales procesos puedo comenzar a establecer para que pueda ir
delegando.
Y aquí terminamos el curso: diferencias entre empresas y
negocios. Como siempre nos encanta recibir comentarios...
Texto Curso dueño de empresa Foco central de importancia: persona vs empresa
Las compañías cuando se forman son una extensión de la persona.
Las empresas no toman decisiones, las personas si. Cuando una empresa está en la fase de implementación es imprescindible que una persona se haga responsable por su éxito. Esto a su vez se transforma en un desafío para que la misma empresa crezca. Creo que todos conocemos algún caso de una tienda pequeña donde la cara común y familiar del dueño/a era el “alma” de la empresa. En las etapas iniciales es muy difícil separar el éxito de la empresa del éxito de la persona. Pueden quedarse así indefinidamente o fortalecerse con las interacciones de otros. Es como un hijo –dijo una vez una empresaria- hay que hacerle las preguntas, hay que contestarle las preguntas… y hay que dejar que se desarrolle. Cuando el foco central de importancia es la empresa se toman mejores decisiones.
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Veamos un ejemplo, hace pocos días (en septiembre del 2004) recibí la llamada de mi peluquera. He llegado a admirar muchísimo a esta mujer que no tuvo una infancia feliz y ha pasado por muchísimos abusos y con dos hijos y dos divorcios a cuestas ha logrado tener su negocio y su casa. Ella me llamó para pedirme un consejo financiero.
Le habían pedido que desocupara su local y estaba pensando expandirse para un local mas grande. Esto significaba pasar de vender solo sus servicios (su tiempo de peluquera) a continuar incorporando productos para la venta. De hecho, ella estaba haciendo bien su negocio, incorporando una masajista, una pedicurista/manicurista y un asistente de yoga. Así mismo agregaba un pequeño lote de cosméticos y productos para el cabello y la belleza. Sus servicios eran muy demandados por una clientela que gustaba del trato personalizado y de alto valor. Era ciertamente una buena idea expandirse.
El razonamiento, no obstante, estaba errado. El local que había encontrado era demasiado grande y temía pedir un préstamo bancario, pues si no lograba pagarlo, perdería su negocio y con ello su fuente de trabajo y con ello su vivienda propia. Si bien es cierto que subsidiamos la empresa cuando la iniciamos (pues no nos “pagamos” un salario mientras hacemos todo lo que requiere una empresa para comenzar), el análisis de la empresa debe realizar independientemente de las prioridades de los dueños. Ahora bien, como dije al principio, las empresas no toman decisiones, las personas si, y nadie va a tomar una decisión que lo perjudique a sabiendas.
Pero si mi peluquera hubiera separado su análisis personal del análisis de la empresa se hubiera dado cuenta inmediatamente que su clientela no era suficientemente grande como para justificar un local tan grande, o en las condiciones que le presentaban. Era mejor ir a un local intermedio mientras probaba si realmente la parte de venta de productos daba los resultados esperados. Esto era lo que la empresa podía justificar... a menos que consiguiera un inversionista ángel que le ayudara no a financiar sus gastos sino su crecimiento (y después les contaré como termina el caso).
Formar una empresa no significa que vayamos a morir con ella, o dejársela a nuestros herederos. Yo por lo menos formé mi primera empresa “Dijar (diseño de jardines)” junto con mi familia para tener un ingreso adicional y para explotar un hobby. Lo desarrollamos como un negocio y al no estar presente, acabó en estado vegetativo (pasivamente estable) . Hace un par de años, en el 2002 me leí un libro sobre la estrategia de salida y me dí cuenta de que yo no había pensado como iba a separarme de ella.
Claro que por el momento no pienso separarme de mi empresa, pero si desarrollo mis actividades para que mi empresa pueda ser independiente de mi. Así, muchas personas forman empresas que luego venden, o se asocian, o compran otras, o salen a la Bolsa a vender acciones. Nadie ha dicho que no podamos hacer esto, sencillamente no se nos ocurre que podamos tener miles de empleados satisfechos en algunos años y por eso no dirigimos nuestras acciones hacia este fin.
Los negocios están mas orientados a servirnos como alimento para el ego: solo pueden desarrollarse si nosotros estamos arriba, no abajo .
Crecimiento vs. Estabilidad
Las empresas se orientan al crecimiento indefinido. Así, una vez que se posicionan en un área, se expanden a nuevos segmentos, buscan nuevos mercados, o nuevos productos o alianzas, etc.
Las estrategias que la empresa debe seguir son diferentes de acuerdo en que fase de su desarrollo se encuentre: Si la empresa aun no ha alcanzado su punto de equilibrio, no es recomendable establecer un solo tipo de producto o servicio, y debe ser lo mas flexible posible para captar clientes. Una vez que la empresa ha alcanzado el punto de equilibro debe comenzar a desarrollar procesos para hacer mas eficientes los productos o servicios mas vendidos. Una vez que se han desarrollado estos procesos y se ha aumentado la rentabilidad disminuyendo sus costos y estandarizando los productos o servicios ofrecidos, es necesario crecer con pequeñas modificaciones. (ver la lectura fases de
desarrollo de las empresas).
Los negocios, en cambio, tienen como fin la estabilidad. Esto no sería tan problemático de si no hubiera muchas empresas naciendo y creciendo. Los negocios estables tienden a desaparecer muchas veces sin darse cuenta debido a que las empresas competidoras siguieron creciendo y les pasaron por encima!
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Muchos emprendedores no pueden considerar el crecimiento porque se han comprado un autoempleo y sencillamente no tienen tiempo para mas. La orientación al crecimiento entonces implica comenzar a delegar, compartir, ceder, y enfocarse en lo que a uno le gusta, dejando que la dirección de la empresa se comparta. También implica externalizar... e incluso puede implicar subcontratar producción. Imagínense todo lo que se necesita si dentro de 10 años esa empresa tiene 10 veces mas su clientela actual. Claro que a todos nos gusta pero.... ¿Está preparándose para eso? ¿Está buscando los clientes para eso? ¿Está preparando su personal para este crecimiento? En el momento en que comience a pensar en desarrollar su empresa y no su negocio, comenzará a ir en el camino apropiado para dejar de trabajar para su empresa y trabajar en su empresa.
Para pensar en el crecimiento indefinido: establezca dos parámetros de crecimiento: ventas y operaciones. Ud. podrá ver cual es su capacidad de respuesta con su situación actual y establecer que requiere una vez que sus ventas superen esa capacidad. Un crecimiento sostenido tiene una muy buena acogida en clientes, proveedores, banca, empleados y la comunidad.
Enfóquese en el trabajo que mas le guste hacer, y prepare su empresa para delegar aquellas actividades que no le apasionan tanto (eso si, recuerde que para una delegación efectiva ud.
tiene que sentar un proceso, identificar como evaluar la ejecución por otra persona y supervisar!) . No tiene sentido delegar si ud. va a hacer el trabajo! Eso se llama microgestionar la empresa.
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